Management assistent

Wat ga je doen?

Je komt te werken in een organisatie met directe lijnen en een familiaire werksfeer. De gezondheid van onze medewerkers gaat boven alles. Wij geloven in de kracht van eigen verantwoordelijkheid van onze medewerkers en geven daarbij alle vrijheid om je werkzaamheden met plezier te kunnen verrichten. Daarbij krijg je ruim de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen om verder te kunnen groeien. Wij vinden een persoonlijke relatie met onze collega’s, klanten en leveranciers belangrijk, omdat dat voor continuïteit van kennis, betrouwbaarheid en werkplezier zorgt! Bij Fortes Energy Systems werk je met bevlogen collega’s aan de energievoorziening van morgen.

• Agendabeheer Beheren en plannen van afspraken, vergaderingen en evenementen voor directie en management. Je zorgt ervoor dat de agenda’s optimaal worden ingedeeld en dat vergaderruimtes en faciliteiten tijdig worden gereserveerd.
• Overlegstructuur: Het opzetten, organiseren en begeleiden van een 2-wekelijkse MT-meeting volgens een vaste overlegstructuur;
• Jaarkalender: Het in samenspraak met directie en management ontwikkelen van de jaarkalender. Dit ter visualisatie van onze milestones en om in te zetten tijdens overleg met zusterbedrijf Remeha;
• Correspondentie en communicatie: Als eerste aanspreekpunt handel je inkomende en uitgaande correspondentie af, inclusief e-mails, brieven en telefoongesprekken. Je stelt zakelijke documenten, rapporten en presentaties op en redigeert deze waar nodig. Daarnaast sta je paraat om vragen en verzoeken van interne en externe partijen te beantwoorden.
• Vergaderingen: Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt en effectief voorbereiden van vergaderingen en presentaties. Je zorgt voor nauwkeurige verslagen en een tijdige verspreiding daarvan.
• Reisplanning en -coördinatie: Je bent goed in het organiseren en boeken van zakenreizen, inclusief vluchten, accommodaties en transport. Dankzij jouw vlotte planning en tijdige reisarrangementen verloopt alles op rolletjes. Daarnaast beheer je reis gerelateerde documentatie en uitgaven
• Dossierbeheer: Je bent verantwoordelijk voor het beheren en organiseren van digitale en fysieke documenten en dossiers. Dankzij jouw gestructureerde aanpak is alle informatie op een toegankelijke en overzichtelijke manier gearchiveerd.
• Projectondersteuning: Je ondersteunt specifieke projecten door gegevens te verzamelen en analyseren, rapporten op te stellen en projectactiviteiten te coördineren. Je draagt bij aan het behalen van projectdoelstellingen en deadlines.
• Vertrouwelijkheid en discretie: Vertrouwelijke informatie en bedrijfsaangelegenheden behandel je met de grootste zorg en discretie. Je zorgt ervoor dat vertrouwelijke gegevens op de juiste manier beschermd worden.

Wat vragen wij?

• HBO werk- en denkniveau in de richting van secretariële studies of een vergelijkbaar vakgebied.
• Je hebt aantoonbare ervaring van minimaal 5 jaar als Management Assistent, bij voorkeur op senior level.
• Je beschikt over uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, in zowel Nederlands als Engels.
• Je hebt gevorderde kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en kunt deze integreren in de bovenstaande verantwoordelijkheden.
• Je hebt een proactieve, zelfstandige en verantwoordelijke werkmentaliteit
• Je neemt initiatief en weet prioriteiten te stellen.
• Je bent flexibel, staat open voor verandering en nieuwe ontwikkelingen en doet aanbevelingen voor verbeteringen om het bedrijf uiteindelijk verder te professionaliseren
• Je behandelt vertrouwelijke informatie met de grootste discretie.
• Je kunt problemen tijdig identificeren, oplossen en indien nodig escaleren.
• Je hebt uitstekende time-managementvaardigheden en kunt deadlines halen.

Wat bieden wij?

• Samenwerken met en voor het leukste MT-team aan mooie projecten in binnen- en buitenland;
• Jezelf verder ontwikkelen in een marktsegment met een uitstekend toekomstperspectief;
• Overeenkomstig goed salaris, aangevuld met zaken, telefoon, laptop, etc.;
• Werk gerelateerde opleidingsmogelijkheden;
• Werkuren zijn 20 tot 24 uur per week;
• CAO Metalektro voorwaarden, waaronder 27 vakantiedagen en 13 Adv-dagen op basis van een fulltime werkweek;
• Goede pensioenregeling;
• Mogelijkheid tot thuiswerken;
• Gebruik maken van de Fortes Energy fitnessruimte;
• Gezelligheid in de vorm van vrijdagmiddagborrel in ons energiecafé, zomer BBQ en kerstdiner, etc.