Officemanager met secretariële taken

Wat ga je doen?

Als officemanager met secretariële taken creëer je, samen met twee collega’s, een efficiënt en gastvrij secretariaat. Jij bent de onmisbare schakel binnen het bestuurssecretariaat en de organisatie. Het bestuurssecretariaat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee bestuurssecretaresses. De bestuurssecretaris wordt jouw leidinggevende. Jij ondersteunt het team bij uiteenlopende administratieve, secretariële en facilitaire werkzaamheden. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt. Van het plannen van vergaderingen en het beheren van voorraden, tot het ontvangen van bezoekers en het regelen van bloemen. Dankzij jouw oog voor detail en organisatorische talent kunnen jouw collega’s zich volledig richten op hun kerntaken.

Wat ga je doen?

Officemanagement:

• ontvangen van bezoekers.
• telefonisch aanspreekpunt.
• je verstrekt informatie of verbindt door naar de juiste collega.
• onderhouden van contact met externe partijen zoals leveranciers en de schoonmaakorganisatie.
• bewaken van contractuele afspraken met leveranciers (zoals plantverzorging of catering).
• beheren van kantoorvoorraden.
• bestellen van kantoorbenodigdheden en boodschappen.
• verzorgen van attenties zoals bloemen (bijvoorbeeld bij de in- en uitdiensttreding van een collega).

Secretariële en administratieve ondersteuning:

• ondersteunen van de bestuurssecretaris en bestuurssecretaresses bij het plannen en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten.
• beheren van agenda’s en inplannen van afspraken voor het team.
• gezamenlijk beheren van de mailbox van het bestuurssecretariaat.
• bijhouden en verwerken van inkomende en uitgaande correspondentie.
• controleren en verwerken van facturen.
• actueel houden van de evenementenkalender.
• beheren van het archief.
• vergadering van het ketenoverleg voorbereiden en notuleren (1x per maand).
• inplannen van overleggen.
• gereedmaken van vergaderruimtes (denk aan koffie/thee, waterkannen, vergaderstukken).

Wat vragen wij?

• MBO+ werk- en denkniveau.
• 20 uur per week beschikbaar (verdeeld over 3 of 4 dagen).
• Aantal jaren relevante ervaring, opgedaan in een soortgelijke functie.
• Ruime ervaring met MS Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal.
• Je bent enthousiast en proactief. Je houdt goed overzicht en komt afspraken na. Je bent een loyale teamspeler.

Wat bieden wij?

• Een dienstverband voor een jaar; bevalt het van beide kanten dan wordt deze omgezet in onbepaalde tijd.
• Een salaris, afhankelijk van opleiding en ervaring, is maximaal € 4.666,- bruto per maand bij een fulltime dienstverband (40 uur in de week).
• Een aantrekkelijk arbeidsvoorwaardenpakket, zoals een maandelijkse netto vergoeding van maximaal 45 euro voor een sportabonnement, veel vrije dagen (werk je 40 uur per week dan heb je maar liefst 208 uur verlof plus 112 extra vrije uren per jaar) en een pensioenregeling.
• 8,33% vakantie-uitkering en 8,33% eindejaarsuitkering.
• Een reiskostenvergoeding van 0,23 cent per kilometer.
• Gezelligheid: wij organiseren regelmatig koffiemomenten, kantoorborrels, een jaarlijks uitje met elkaar en je kunt meedoen met pilatesles op dinsdag.
• Hybride werken is mogelijk voor een dag in de week.
• Een veelzijdige en dynamische functie met veel contact met collega’s en externe partijen.
• Werken met een grote mate van zelfstandigheid in een professioneel team op een fijne werkplek.